CRM & TELETRAVAIL

Le télétravail : un enjeu important dans le contexte actuel !

La gestion des équipes commerciales pendant la crise du COVID oblige souvent les entreprises à mettre en place le télétravail et alterner la présence des équipes au bureau.

Le télétravail ou le “home office” est généralement très répandu pour les commerciaux terrains. Cette organisation l’est beaucoup moins pour les équipes de commerciaux sédentaires et les équipes support.

Une nouvelle organisation du travail implique donc la mise en place de nouveaux outils dédiés pourconserver le lien entre les équipes internes, les clients et les équipes itinérantes.

Quels Besoins ?

Les équipes au sein des entreprises ont toutes des besoins différents !

• Les commerciaux et leurs managers doivent avoir des informations concernant les devis, les commandes et les offres. ils doivent pouvoir effectuer les relances dans les temps et mesurer leurs performances en prospection ainsi que sur les taux de transformation.
• Les équipes sédentaires en charge du suivi client, des demandes de SAV, de l’élaboration des offres et de l’administration des ventes.
• les équipes de la production doivent pouvoir connaître les perspectives de signatures de contrats et la charge de travail à venir.
• Les équipes comptables pour suivre la facturation et les relances des impayés…

Dans un contexte normal, il suffit de se déplacer d’un service à l’autre ou d’organiser une réunion. Avec la mise en place du télétravail, c’est totalement différent !

Pour les clients le contact simplifié avec l’entreprise doit être le plus simple possible. Les moyens de la contacter resteront inchangés et leurs demandes seront correctement suivies et traitées.

Quels outils ?

Les TPE comme les grands groupes peuvent aujourd’hui trouver des outils qui permettent la continuité de services et la visibilité de l’activité commerciale !

Ces outils peuvent être couplés à des outils de téléphonie et ainsi router les appels de l’entreprise vers le domicile ou le lieu de travail des collaborateurs.

Des exemples de solution simples & efficaces :

Gestion de pipeline commercial et de fichiers de prospection : NoCRM, un outil simple et convivial avec une prise en main très intuitive et très rapide…

Attirer les clients, les convertir et les fidéliser : Hubspot, un des leaders mondiaux avec des solutions CRM gratuites qui peuvent évoluer vers des outils d’automatisation de la prospection commerciale ultra performants et se connecter avec la plupart des solutions du marché pour l’envoi des devis, la facturation et la gestion des centres de contacts

Avoir une vision 360 de l’entreprise : gérer la prospection commerciale, le marketing, les devis, la facturation et les relances sur un seul outil: Koban une solution 100% française.

Gérer et suivre la téléphonie : Ringover solution IP s’interface avec tous les outils du marché et permet la remontée de fiches, le routage des appels et les réunions en visio tout en réduisant votre facture téléphonique.

Avoir un travail collaboratif et partager des informations : la solution Gsuite autorise les collaborateurs à travailler sur un même document et stocker leurs dossiers dans des fichiers partagés.

Comment mettre en place ces solutions ?

Beaucoup de mises en place de solutions CRM échouent parce qu’elles ont été insuffisamment préparées ou n’ont pas pris en compte les demandes des collaborateurs et les spécificités de l’entreprise.

3 étapes:

1. La phase de diagnostic et de mise à plat de l’organisation commerciale de l’entreprise :

• Qui va utiliser l’outil et pour quel besoin
• Comment sont suivi les dossiers (Avant vente, après ventes, devis….) ?
• Les besoins sont ils pour la prospection , le service client, le reporting, ?
• Combien de commerciaux ? combien de SAV ?
• Quels sont les outils existants ? faut ils les conserver ? les intégrer aux nouveaux outils?
• Quelle est l’organisation informatique ?
• Budget
• Comment est géré le suivi des équipes, des ventes ?

Dans cette phase un regard extérieur peut vous aider à mieux appréhender l’importance du travail et les enjeux. Cette phase permet également de mettre en avant des forces et des faiblesses de l’entreprise.

L’accompagnement peut aller jusqu’à la rédaction du cahier des charges et l’identification des outils potentiels.

2. La sélection de l’outil

• Validation et diffusion du cahier des charges
• Consultations des fournisseurs: présentations des attentes, des besoins et du calendrier…
• Démonstration et test des outils
• Paramétrage et intégration des outils existants ainsi que des fichiers
• Formation à l’utilisation
• …

3. Suivi

Souvent négligée par beaucoup d’entreprises, cette phase est pourtant une des plus importante.

En effet, une mauvaise utilisation d’un outil, un rejet des équipes peuvent conduire à un abandon de la solution retenue. Ainsi l’entreprise aura investi pour rien. Pourtant le suivi de la mise en place est très simple :

• S’assurer de la bonne formation de tous les membres de l’équipe
• Vérifier la concordance des informations transmises oralement et des informations saisies dans l’outil
• Suivi des temps de connexions de chacun
• analyse des remarques et amélioration de l’outil
• Formations complémentaires
• Mesure du retour sur investissement

Conclusion : 

Il existe donc des outils et des solutions pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille et leurs moyens financiers.

Les outils actuels permettent des mises en place facilitées par l’utilisation du SAAS et ne nécessitent pas de connaissances informatiques pointues (en dehors des cas d’intégration avec des outils existants.

Un bon outil CRM relié à un outil de téléphonie permettra donc à vos équipes de travailler plus facilement en mode « COVID » Vous pourrez ainsi maintenir votre relation client et votre chiffre d’affaires !

N’hésitez pas à vous renseigner et à prendre contact avec un expert Darwin Conseils dans ce domaine pour vous conseiller et éventuellement vous accompagner dans la mise en place du projet ! 

N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour plus d’informations : RDV avec Darwin Conseils